Vad behöver en bokförare för bokföring?

För att bokföringen ska flyta smidigt är det viktigt att bokföraren har tillgång till nödvändig information och dokumentation om företagets transaktioner. När nödvändig information tillhandahålls i tid hålls bokföringen uppdaterad och en tydlig helhetsbild av företagets ekonomi skapas.

De saker som ska lämnas till bokföraren beror på företagets verksamhet, men viss grundläggande information gäller nästan alla företag.

Kontoutdrag och kvitton

Grundläggande för bokföringen är företagets affärstransaktioner, vilka kontoutdrag och kvitton bekräftar. För varje betalning eller intäkt som sker på ett av företagets konton krävs en förklaring av var pengarna har kommit ifrån eller vad de har använts till. I praktiken innebär detta till exempel försäljningsfakturor, inköpsfakturor, kvitton samt andra dokument som är relaterade till företagets verksamhet.

Bokföraren behöver nödvändig information från företagets försäljning för att korrekt kunna hantera intäkter och eventuell mervärdesskatt. Beroende på hur företaget bedriver sin verksamhet kan detta omfatta, till exempel, försäljningsfakturor som skickats till kunden, rapporter från kassasystemet, kvittenser från betalterminalen eller försäljningsrapporter från nätbutiken.

För företagets inköp och kostnader krävs motsvarande inköpsfakturor och kvitton. Dessa inkluderar till exempel inköp relaterade till affärsverksamheten, mjukvarubetalningar, verktyg, telefon- och interneträkningar samt andra företagskostnader. En bra tumregel är att varje företagstransaktion kräver en motsvarande verifikation.

Avtal och företagets övriga dokument

Det är bra för bokföraren att även få företagets viktiga avtal och handlingar. Till exempel hyresavtal, låneavtal, leasing- och avbetalningsavtal samt information relaterad till försäkringar kan påverka bokförings- och skattehanteringen.

Det lönar sig att även informera redovisningskonsulten om större inköp, finansieringsbeslut samt andra förändringar som påverkar företagets verksamhet. Alla dokument behöver inte lämnas in månadsvis, men det är bra att ge dem till redovisningskonsulten när ett nytt avtal ingås eller när ändringar görs i ett tidigare avtal.

Med en bokförare har man en bättre helhetsbild av företagets situation och saker kan beaktas korrekt.

Information om löner och resor

Om ett företag betalar löner, krävs också information relaterad till lönehantering. Dessa inkluderar till exempel anställningsuppgifter, anställningsavtal, löneuppgifter, skattekortsuppgifter, arbetade timmar, frånvaro, semesteruppgifter samt eventuella personalförmåner.

Resorelaterad information är också en del av företagets bokföring. För reseräkningar, milersättningar och dagtraktamenten behövs information om till exempel tidpunkten för resan, syftet, resvägen och körda kilometer.

Kom ihåg att meddela om ändringar i tid

Det lönar sig att informera redovisningskonsulten om större förändringar i företaget i god tid. Till exempel anställning av en ny medarbetare, betydande inköp, lån, erhållna bidrag eller andra beslut som påverkar företagets verksamhet är sådant som redovisningskonsulten har nytta av att känna till i tid.

Bra bokföring uppstår genom ett fungerande samarbete mellan företagare och bokförare. När nödvändig information flödar regelbundet hålls bokföringen uppdaterad och företagaren får en bättre bild av sitt företags ekonomi.

På Konkretia Kirjanpito vill vi göra ekonomihanteringen så tydlig och begriplig som möjligt. Vi tar hand om helheten av bokföringen tillsammans med dig, så att du får mer tid att fokusera på att driva och utveckla ditt eget företag.