Hur håller du enkelt ordning på ditt företags kvitton och verifikationer?

Kvitton och verifikationer kan tyckas vara en liten sak i den hektiska vardagen, men de gör stor skillnad för ditt företags redovisning och beskattning. Om kvitton försvinner eller blir otydliga kan det leda till onödiga utredningar - och i värsta fall extra kostnader. Lyckligtvis kan hanteringen av kvitton och verifikationer göras tydligt och utan stress.

I den här artikeln visar vi dig hur du enkelt kan hålla ordning på dina kvitton.

1. Elektroniska värdebevis gör vardagen enklare

Många programvaror och banker erbjuder redan möjligheten att lagra kvitton elektroniskt. Genom att ta kvittot direkt i telefonen och föra in det i systemet kan det inte tappas bort.

På Konkretia Redovisning rekommenderar vi elektroniska lösningar till våra kunder, där verifikationerna överförs direkt till bokföringssystemet. Kvitton kan laddas upp till de olika ekonomihanteringssystemen antingen av kunden eller via våra revisorer.

2. Håll en tydlig mappstruktur

Om du fortfarande använder papperskvitton kan du skapa en enkel mapp varje månad. En separat sektion för varje månad och alla kvitton i kronologisk ordning.

På samma sätt kan du också använda datorn för att organisera dina kopierade eller skannade kvitton i mappar per månad. På så sätt håller du ordning på dina kvitton och undviker kaos i slutet av året när bokslutet ska göras.

3. Ange ytterligare information på dina kvitton omedelbart

Revisorn kanske inte vet vad t.ex. en kortbetalning på 25 euro avser. Lägg till en anteckning på baksidan av kvittot, t.ex:

• ”Kundmöte, restaurang”
• ”kontorsmaterial, webbutik”

Detta snabbar upp bokföringen och minskar antalet frågor - och sparar pengar på bokföringskostnader.

4. Undvik att fylla din plånbok med kvitton

Förvara inte kvitton i fickan eller plånboken i flera veckor. Skapa en rutin för dig själv: ta en bild eller lägg kvittot i en mapp så snart du får det.

Ju snabbare du agerar, desto mindre är risken att du går miste om något. Kvitton kan också blekna eller bli oläsliga i plånboken.

5. Dra nytta av din revisors hjälp

En entreprenör behöver inte göra det ensam. En professionell revisor kan ge dig råd om vilka verifikationer som krävs och hur du ska lämna in dem.

Det kan också ta mycket tid att hantera din ekonomi. Med en pålitlig revisor kan en företagare fokusera på att utveckla sin verksamhet.

På Konkretia Redovisning hjälper vi våra kunder att ta till sig rutiner som sparar tid och gör redovisningen tydlig och stressfri.

Sammanfattning

Kvitton och verifikationer är hörnstenen i bokföringen. Om de hanteras systematiskt redan från början sparar du både tid och pengar. Elektroniska system, en enkel mappstruktur och små rutiner håller ordning och reda.

Vill du göra din vardag enklare och gå över till elektronisk dokumenthantering?
Kontakta oss på Concrete Accounting - vi hjälper dig att komma igång utan några dolda kostnader.