Mitä kaikkea kirjanpitäjä tarvitsee kirjanpitoa varten?

Kirjanpidon sujuvuuden kannalta on tärkeää, että kirjanpitäjällä on käytössään tarvittavat tiedot ja tositteet yrityksen tapahtumista. Kun tarvittavat tiedot toimitetaan ajallaan, kirjanpito pysyy ajan tasalla ja yrityksen taloudesta muodostuu selkeä kokonaiskuva.

Kirjanpitäjälle toimitettavat asiat riippuvat yrityksen toiminnasta, mutta tietyt perustiedot koskevat lähes kaikkia yrityksiä.

Tiliotteet ja tositteet

Kirjanpidon perustana ovat yrityksen liiketapahtumat, joita tiliotteet ja tositteet todentavat. Jokaiselle yrityksen tilillä tapahtuvalle maksulle tai tulolle tarvitaan selvitys siitä, mistä raha on tullut tai mihin sitä on käytetty. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi myyntilaskuja, ostolaskuja, kuitteja sekä muita yrityksen toimintaan liittyviä tositteita.

Yrityksen myynneistä kirjanpitäjä tarvitsee tarvittavat tiedot, jotta tulot ja mahdollinen arvonlisävero voidaan käsitellä oikein. Näitä voivat olla esimerkiksi asiakkaalle lähetetyt myyntilaskut, kassajärjestelmän raportit, maksupäätetilitykset tai verkkokaupan myyntiraportit yrityksen toimintatavasta riippuen.

Yrityksen ostoista ja kuluista tarvitaan vastaavasti ostolaskut ja kuitit. Näihin kuuluvat esimerkiksi yritystoimintaan liittyvät hankinnat, ohjelmistomaksut, työvälineet, puhelin- ja nettilaskut sekä muut yrityksen kulut. Hyvä muistisääntö on, että jokaiselle yrityksen tapahtumalle tarvitaan sitä vastaava tosite.

Sopimukset ja yrityksen muut asiakirjat

Kirjanpitäjän on hyvä saada myös yrityksen tärkeät sopimukset ja asiakirjat. Esimerkiksi vuokrasopimukset, lainasopimukset, leasing- ja osamaksusopimukset sekä vakuutuksiin liittyvät tiedot voivat vaikuttaa kirjanpidon ja verotuksen käsittelyyn.

Kirjanpitäjälle kannattaa kertoa myös suuremmista hankinnoista, rahoituspäätöksistä sekä muista yrityksen toimintaan vaikuttavista muutoksista. Kaikkia asiakirjoja ei tarvitse toimittaa kuukausittain, mutta ne on hyvä antaa kirjanpitäjälle silloin, kun uusi sopimus tehdään tai aiempaan sopimukseen tulee muutoksia.

Näin kirjanpitäjällä on parempi kokonaiskuva yrityksen tilanteesta ja asiat voidaan huomioida oikein.

Palkkoihin ja matkoihin liittyvät tiedot

Jos yrityksessä maksetaan palkkoja, tarvitaan myös palkkahallintoon liittyvät tiedot. Näitä ovat esimerkiksi työntekijätiedot, työsopimukset, palkkatiedot, verokorttitiedot, tehdyt tunnit, poissaolot, lomatiedot sekä mahdolliset henkilöstöedut.

Myös työmatkoihin liittyvät tiedot ovat osa yrityksen kirjanpitoa. Matkalaskuja, kilometrikorvauksia ja päivärahoja varten tarvitaan tiedot esimerkiksi matkan ajankohdasta, tarkoituksesta, matkareitistä ja kilometreistä.

Muista kertoa muutoksista ajoissa

Kirjanpitäjälle kannattaa kertoa yrityksen suuremmista muutoksista hyvissä ajoin. Esimerkiksi uuden työntekijän palkkaaminen, merkittävät hankinnat, lainat, saadut tuet tai muut yrityksen toimintaan vaikuttavat päätökset ovat asioita, joista kirjanpitäjän on hyvä tietää ajoissa.

Hyvä kirjanpito syntyy toimivasta yhteistyöstä yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä. Kun tarvittavat tiedot kulkevat säännöllisesti, kirjanpito pysyy ajan tasalla ja yrittäjä saa paremman kuvan yrityksensä taloudesta.

Konkretia Kirjanpidossa haluamme tehdä taloushallinnosta mahdollisimman selkeää ja ymmärrettävää. Huolehdimme kirjanpidon kokonaisuudesta kanssasi, jotta sinulle jää enemmän aikaa keskittyä oman yrityksesi pyörittämiseen ja kehittämiseen.