Case: Hur elektronisk ekonomihantering sparade mig 5 timmar i månaden - kundberättelse

När man driver ett litet serviceföretag räknas varje timme. Särskilt en timme som jag skulle kunna ägna åt fakturering, försäljning eller helt enkelt fritid. Tidigare tyckte jag att ekonomihanteringen tog upp en orimligt stor del av min arbetsvecka: leta efter kvitton, godkänna inköpsfakturor i olika system, gå igenom kontoutdrag och försöka komma ihåg att skicka de nödvändiga rapporterna till revisorn.

Detta förändrades när jag bytte till en elektronisk programvara för ekonomisk förvaltning med min revisor. I den här artikeln delar jag med mig av min egen erfarenhet av detta, hur det elektroniska systemet sparade mig fem timmar i månaden och gjorde vardagen enklare än jag hade förväntat mig.

Utgångspunkt: för många platser, för många steg

Innan du flyttar till ett elektroniskt system:

• kontoutdrag fanns på banken separat
• inköpsfakturor skickades till e-post i pdf-format
• kvitton väntade på att staplas i bilen och på kontoret
• Löneutbetalningen skedde manuellt.
• bokföringsmaterial måste skickas till revisorn varje månad

Oavslutade ärenden tycktes hopa sig. Varje steg krävde att man kom ihåg - och att komma ihåg tog tid.

Vad förändrades när jag bytte till en elektronisk programvara för ekonomisk förvaltning?

Min revisor föreslog att vi skulle byta till ett elektroniskt ekonomiförvaltningsprogram som Procountor eller Netvisor. Beslutet fattades snabbt, eftersom systemen erbjuder alla dina verktyg för ekonomisk förvaltning på ett och samma ställe, inklusive:

• automatisk hämtning av kontoutdrag
• bokföring och hantering av verifikationer
• förbereda och skicka försäljningsfakturor
• ta emot och betala inköpsfakturor
• Momsdeklarationer direkt till skattemyndigheterna
• löner och lönerapporter
• inkomstskattedeklarationer
• lägga till kvitton med mobilappen
• avstämningar
• rapportering

Allt i samma system. Du behöver inte längre logga in på olika platser eller skicka filer.

1. Automatisering minskar manuellt arbete

De första påtagliga besparingarna kom från automatisering.
Det elektroniska systemet:

• föreslå redovisningskonton för kontotransaktioner
• skapa automatiska verifikationer för återkommande transaktioner
• för e-fakturor direkt till inköpsfakturahanteringen
• skicka påminnelser om försenade uppgifter

Du behöver inte längre gissa eller skriva samma saker för hand.

Beräknad tidsbesparing: 2 timmar per månad.

2. Att fotografera kvitton med mobilen förändrade spelreglerna

Att samla in kvitton brukade vara ett ögonblick som jag undvek till sista minuten. Nu behöver jag bara ta en bild av kvittot med min telefon - så går det automatiskt till revisorn.

Inte nu längre:

• Förlorade kvitton
• skrynkliga papper i din plånbok
• högar med kvitton i bildörrens ficka

Beräknad tidsbesparing: 1 timme per månad.

3. Alla dina räkningar på ett ställe

Tidigare tog faktureringen tid eftersom:

• inköpsfakturorna kom i ett e-postmeddelande
• Jag gjorde försäljningsfakturorna i ett annat system
• Jag gjorde betalningarna från min internetbank

Nu sker allt direkt i samma elektroniska system.
Därifrån kan du:

• förbereda försäljningsfakturor
• skicka dem
• ta emot inköpsfakturor
• betala dina shoppingfakturor utan internetbank
• övervaka kassaflödet

Jag hanterar alla mina finansiella transaktioner i en och samma vy.

Beräknad tidsbesparing: 1 timme per månad.

4. Cloud computing gav flexibilitet - även på tåget

Jag är inte längre bunden till kontoret för mina ekonomiförvaltningsuppgifter.
Jag kan ta hand om dem:

• mellan kunder
• på caféet
• på
• på tåget på väg till möten

Så länge du har tillgång till internet fungerar programmet var som helst. Detta har varit en av de största lättnaderna i en hektisk vardag.

Beräknad tidsbesparing: 1 timme per månad.

Total effekt: 5 timmars tidsbesparing per månad

När bokföring, fakturering, löner, rapportering och verifikationshantering kan skötas på ett och samma ställe minskar arbetsbördan avsevärt. För närvarande sparar jag cirka 5 timmar per månad, som jag kan lägga på det som verkligen betyder något: försäljning, kunder och utveckling av nya tjänster.

Varför rekommenderar jag elektronisk ekonomihantering?

Om du är småföretagare eller enskild näringsidkare rekommenderar jag starkt att du går över till elektronisk ekonomihantering. Det gör vardagen enklare:

• mjukare
• tydligare
• mindre stressande
• mer effektiv

Och eftersom revisorn ser allt i realtid slipper du onödiga överraskningar.

Concrete Accounting hjälpte mig att komma igång - och det var mycket enklare än jag trodde.