Varför du inte bör blanda företagets och egna inköp?

Att hålla företagets och egna pengar åtskilda är en av bokföringens viktigaste grunder. Ändå kan det uppstå situationer i vardagen där ett företags inköp betalas med ett personligt bankkort eller ett privat inköp med företagets kort. Att använda fel kort i brådska är ett mänskligt misstag, och en enskild händelse orsakar vanligtvis inga problem.

Men om företagets och de personliga inköpen ständigt blandas ihop blir bokföringen lätt mer betungande än den behöver vara. Samtidigt blir det svårare att följa företagets ekonomiska situation.

Den här bloggen handlar om varför du bör hålla dina företags- och privatpengar separerade och hur du kan göra det så enkelt som möjligt.

1. Tydlig bokföring sparar tid och pengar

När företagets inkomster och utgifter går via ett eget konto, är bokföringen enklare. Varje betalningstransaktion kan hanteras snabbt utan extra utredningar.

Om ett kontoutdrag innehåller både företagets inköp och privata inköp måste revisorn reda ut vilka transaktioner som tillhör företaget och vilka som inte gör det. Detta innebär ofta ytterligare frågor och mer tid för att utföra bokföringen.

Ju mer tydligt materialet är, desto mer tid kan revisorn ägna sig åt att följa upp ditt företags ekonomi och ge råd, istället för att lägga tid på att reda ut enskilda betalningar.

2. Skatteringen ordnas också lättare

Företagets kostnader måste vara relaterade till företagets verksamhet. Om privata inköp av misstag hanteras som företagskostnader måste de korrigeras i bokföringen. På samma sätt bör ett inköp som tillhör företaget alltid dokumenteras noggrant, även om det har betalats med ett eget kort.

När företagets och personliga inköp hålls separerade blir även bokföringen och deklarationerna tydligare. Samtidigt säkerställer du att avdrag som tillhör företaget utnyttjas korrekt.

3. Du ser bättre hur ditt företag går

Företagets bankkonto berättar mycket om företagets ekonomi, men bara när företagets egna intäkter och utgifter syns där.

Om personliga inköp ständigt betalas från företagets konto eller om företagets inköp betalas från ett privat konto, blir helhetsbilden oklar. Då kan det vara svårt att bedöma, till exempel:

• Hur mycket pengar har företaget till sitt förfogande
• Räcker medel för framtida utgifter
• är företagets verksamhet lönsam.

När företagets pengar stannar på sitt eget konto, blir även beslutsfattandet enklare.

4. Även med ett handelsbolag är det bra att hålla företagets pengar åtskilda

I en enskild firma är företagaren och företaget juridiskt sett samma person. Det kan göra att man lätt tänker att företagets och de privata pengarna är samma sak.

I bokföring är det inte så.

Företagets intäkter, utgifter, privata uttag och eventuella privata investeringar måste kunna skiljas åt. Ju tydligare dessa saker har hanterats från början, desto enklare blir bokföringen även senare.

5. Så här håller du företaget och dina egna pengar åtskilda

Goda nyheter är att det inte krävs komplexa system för detta. Några enkla sätt räcker långt.

• Öppna ett bankkonto för företaget. Ett separat konto gör penningtransaktioner omedelbart tydligare.
• Betala företagets inköp från företagets konto eller kort. Så här hittar du alla företagets kostnader på samma plats.
• Betala dina egna inköp med ditt eget konto. Även om det handlar om en liten summa pengar, lönar det sig att hålla fast vid denna princip.
• Behåll kvitton. Kvittot berättar vad som har köpts och varför. Det underlättar bokföring och eventuella senare utredningar.
• Om betalningen av misstag går från fel konto, berätta det för bokföraren. Ett enskilt fel kan vanligtvis hanteras korrekt i bokföringen när det är känt.

 

Små sätt stora effekt

Att skilja företagets och egna pengar åt är inte bara en bokföringsregel, det underlättar också företagarens vardag. När betalningarna är tydliga blir det lättare att följa företagets ekonomi, bokföringen går smidigare och du slipper onödiga utredningar.

Om du är osäker på om ett inköp tillhör företaget eller hur det bör bokföras, fråga gärna din redovisningskonsult. Ofta sparar en liten fråga i förväg mycket tid senare.

Med Konkretia Kirjanpito tror vi att bokföring ska vara tydlig och lätt att förstå. Välsydd bokföring är inte bara en laglig skyldighet, det är ett verktyg som hjälper dig att fatta bättre beslut i ditt företags vardag.