Miksi yrityksen ja omia ostoksia ei kannata sekoittaa?

Yrityksen ja omien rahojen pitäminen erillään on yksi kirjanpidon tärkeimmistä perusasioista. Silti arjessa voi tulla tilanteita, joissa yrityksen hankinta maksetaan omalla pankkikortilla tai oma ostos yrityksen kortilla. Kiireessä väärän kortin käyttäminen on inhimillinen virhe, eikä yksittäinen tapahtuma yleensä aiheuta ongelmia.

Jos yrityksen ja henkilökohtaiset ostokset kuitenkin menevät jatkuvasti sekaisin, kirjanpidosta tulee helposti työläämpää kuin sen tarvitsisi olla. Samalla yrityksen taloudellisen tilanteen seuraaminen vaikeutuu.

Tässä blogissa kerromme, miksi yrityksen ja omat rahat kannattaa pitää erillään ja miten voit tehdä sen mahdollisimman helposti.

1. Selkeä kirjanpito säästää aikaa ja rahaa

Kun yrityksen tulot ja menot kulkevat omalla tilillään, kirjanpito on suoraviivaisempaa. Jokainen maksutapahtuma voidaan käsitellä nopeasti ilman ylimääräisiä selvityksiä.

Jos tiliotteella on sekä yrityksen hankintoja että henkilökohtaisia ostoksia, kirjanpitäjän täytyy selvittää, mitkä tapahtumat kuuluvat yritykselle ja mitkä eivät. Tämä tarkoittaa usein lisäkysymyksiä ja enemmän aikaa kirjanpidon tekemiseen.

Mitä selkeämpi aineisto on, sitä enemmän kirjanpitäjä voi käyttää aikaa yrityksesi talouden seuraamiseen ja neuvontaan sen sijaan, että aikaa kuluu yksittäisten maksujen selvittämiseen.

2. Myös verotus hoituu helpommin

Yrityksen kulujen tulee liittyä yrityksen toimintaan. Jos yksityisiä ostoksia käsitellään vahingossa yrityksen kuluina, ne täytyy korjata kirjanpidossa. Vastaavasti yritykselle kuuluva hankinta kannattaa aina dokumentoida huolellisesti, vaikka se olisi tullut maksettua omalla kortilla.

Kun yrityksen ja henkilökohtaiset ostokset pidetään erillään, myös kirjanpito ja veroilmoitukset ovat selkeämpiä. Samalla varmistat, että yritykselle kuuluvat vähennykset tulevat hyödynnetyiksi oikein.

3. Näet paremmin, miten yritykselläsi menee

Yrityksen pankkitili kertoo paljon yrityksen taloudesta, mutta vain silloin, kun siellä näkyvät yrityksen omat tulot ja menot.

Jos yrityksen tililtä maksetaan jatkuvasti henkilökohtaisia ostoksia tai yrityksen hankintoja maksetaan omalta tililtä, kokonaiskuva hämärtyy. Tällöin voi olla vaikea arvioida esimerkiksi:

• paljonko yrityksellä on rahaa käytettävissä
• riittävätkö varat tuleviin menoihin
• onko yrityksen toiminta kannattavaa.

Kun yrityksen rahat pysyvät omalla tilillään, myös päätöksenteko helpottuu.

4. Toiminimelläkin yrityksen rahat kannattaa pitää erillään

Toiminimessä yrittäjä ja yritys ovat juridisesti sama toimija. Tämä voi helposti luoda ajatuksen, että yrityksen ja omat rahat ovat käytännössä sama asia.

Kirjanpidossa näin ei kuitenkaan ole.

Yrityksen tulot, menot, yksityisotot ja mahdolliset yksityissijoitukset pitää pystyä erottamaan toisistaan. Mitä selkeämmin nämä asiat on hoidettu alusta alkaen, sitä helpompaa kirjanpidon tekeminen on myös myöhemmin.

5. Näin pidät yrityksen ja omat rahat erillään

Hyvä uutinen on, ettei tähän tarvita monimutkaisia järjestelmiä. Muutama yksinkertainen tapa riittää pitkälle.

• Avaa yritykselle oma pankkitili. Erillinen tili tekee rahaliikenteestä heti selkeämpää.
• Maksa yrityksen ostokset yrityksen tililtä tai kortilla. Näin kaikki yrityksen kulut löytyvät samasta paikasta.
• Maksa omat ostokset omalla tililläsi. Vaikka kyse olisi pienestä summasta, kannattaa pitää kiinni tästä periaatteesta.
• Säilytä kuitit. Kuitti kertoo, mitä on ostettu ja miksi. Se helpottaa kirjanpitoa ja mahdollisia myöhempiä selvityksiä.
• Jos maksu menee vahingossa väärältä tililtä, kerro siitä kirjanpitäjälle. Yksittäinen virhe voidaan yleensä käsitellä kirjanpidossa oikein, kun siitä tiedetään.

 

Pienillä tavoilla suuri vaikutus

Yrityksen ja omien rahojen erottaminen ei ole pelkkä kirjanpidon sääntö, se helpottaa myös yrittäjän arkea. Kun maksut ovat selkeitä, yrityksen taloutta on helpompi seurata, kirjanpito sujuu jouhevammin ja vältyt turhilta selvittelyiltä.

Jos olet epävarma siitä, kuuluuko jokin hankinta yritykselle tai miten se kannattaa kirjata, kysy rohkeasti kirjanpitäjältä. Usein pieni kysymys etukäteen säästää paljon aikaa myöhemmin.

Konkretia Kirjanpidolla uskomme, että kirjanpidon kuuluu olla selkeää ja helposti ymmärrettävää. Hyvin hoidettu kirjanpito ei ole vain lakisääteinen velvollisuus, se on työkalu, joka auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä yrityksesi arjessa.